文件管制總表

表單資訊

項目	內容
表單類型	紙本表單
分類	資訊類
主管部門	資訊室
取得方式	至員工專區 → 管理表單 下載空白表單後列印填寫。

適用情境

當公司需要建立或維護文件管制清冊，彙整內控文件、手冊、管理辦法、標準作業程序、表單、外來文件、技術資料或其他文件時，可使用此表單。此表單可記錄文件編號、文件名稱、制定單位、版本、發行日期、分發單位與備註，作為文件版本控管與分發追蹤依據。

• 當文件管理單位需要建立公司文件清冊，統一管理文件編號、版本與發行日期時使用。
• 當內控文件、管理辦法、SOP、表單或外來文件需要納入管制時使用。
• 當文件需分發至不同單位，並需要留下分發單位與備註紀錄時使用。

欄位

欄位	必填	說明
文件分類	true	勾選內控文件、手冊/管理辦法、服務工作項目標準作業程序、表單、外來文件、技術資料/SDS 或其他
項次	true	依文件管制清冊順序填寫項次
文件編號	true	填寫受控文件編號
文件名稱	true	填寫受控文件名稱
制定單位	true	填寫文件制定或權責單位
版本	true	填寫文件目前版本
發行日期	true	填寫文件發行日期
分發單位	false	填寫文件分發或使用單位
備註	false	填寫補充說明、異動紀錄或特殊管制事項

流程

1. 依文件性質勾選對應分類，例如內控文件、SOP、表單或外來文件
2. 填寫項次、文件編號、文件名稱與制定單位
3. 填寫文件版本與發行日期
4. 填寫文件分發單位與必要備註
5. 當文件新增、修訂、廢止或分發異動時，更新文件管制總表

相關角色

角色	對象	責任
填表人	文件管制或資訊類文件管理承辦人	填寫文件分類、文件編號、名稱、制定單位、版本、發行日期與分發單位
制定單位	文件原制定或權責單位	提供文件名稱、版本與發行資訊
分發單位	接收或使用文件的部門	依版本使用受控文件
承辦單位	文件管制單位或資訊室	維護文件管制總表並追蹤文件版本與分發情形

注意事項

• 文件編號與版本應與正式文件一致，避免使用錯誤版本。
• 文件分類應依文件性質正確勾選，避免清冊分類錯誤。
• 發行日期應填寫完整，便於追蹤文件生效時間。
• 若文件已分發至特定單位，分發單位欄應確實填寫。
• 文件修訂或廢止時應同步更新文件管制總表。

搜尋關鍵詞

文件管制總表、文件管制、文件清冊、文件總表、文件列表、內控文件、手冊、管理辦法、標準作業程序、SOP、表單、外來文件、技術資料、SDS、文件編號、文件名稱、制定單位、版本、發行日期、分發單位、文件版本控管、我要查文件版本、文件發行清單、管理文件總表